Wenn Du sämtliche administrative Aufgaben an Ort und Stelle gleich erledigen könntest, wäre das nicht ein entspannter Arbeitstag? Wenn Du nicht immer erst in Notizen, E-Mails, Ordnern oder auf dem Schreibtisch suchen musst, um an alle relevanten Informationen zu kommen? Das schaffst Du durch digitale Datenerfassung. Mit der digitalen Bauakte schaffen es Handwerker, sich besser zu organisieren und immer auf valide Daten zugreifen zu können.
Mithilfe einer digitalen Bauakte kannst Du jeden Vorgang sofort und vom Anfang bis zum Ende dort und dann erledigen, wo und wann er anfällt. Die digitale Bauakte ist definitiv viel mehr als Ablage und Archivierung. Es geht um Nachweise über den Fortschritt von Kundenaufträgen, den Ein- und Ausgang von projektbezogenen Materialien, zu Mängelberichten und Schadensbehebung, Garantiefällen, Fotodokumentationen u. v. m.
Lass das Alte gehen
Vielleicht setzt Du eine Branchenlösung ein und der Anbieter ist bemüht, diesem Anspruch gerecht zu werden. Oder stellt „Deine“ Software ein in sich geschlossenes System dar, das nur über sogenannte Schnittstellen mit anderen für Dich relevanten Systemen Daten austauschen kann? Möglicherweise musst Du für dieses Leistungsmerkmal auch extra bezahlen. Wirklich innovativ und zukunftsweisend ist diese Arbeitsweise nicht.
Wir haben hier für Dich exemplarisch zentrale Funktionen zusammengestellt, bei denen Du für Dich bewerten kannst, welche davon in „Deiner“ digitalen Bauakte vorkommen sollte.
Achte darauf, dass sich die digitale Bauakte für alle Benutzer – egal ob für Dich als Chef:in oder für Deine Mitarbeiter:innen – wie ein homogenes System anfühlt. Vereinbare zu gegebener Zeit eine Testphase unter realen Bedingungen.
Unser Tipp: Nimm diese Übersicht als Basis für das Gespräch mit den Anbietern entsprechender Lösungen mit.
1 Zentrales digitales Dashboard
Das zentrale digitale Baustellen-Dashboard hilft Dir, den organisatorischen und finanziellen Gesamtüberblick über einen Auftrag bzw. eine Baustelle „auf einen Blick“ zu behalten. Egal, wann oder wo Du gerade sind.
2 Online-Zeiterfassung
Mit der Online-Zeiterfassung kannst Du im Detail nachvollziehen, wie sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zusammensetzen: Fahrtzeiten, Rüstzeiten, Auftragszeiten, Pausen, Urlaub, Krankheit und Stillstände lassen sich separat listen und Aufträgen bzw. Kostenstellen zuordnen.
3 Dokumentenverwaltung (DMS)
Lieferungen und Wareneingangsbestätigungen, E-Mails und Anhänge, Korrespondenzen mit allen an einer Baustelle Beteiligten, Schlüsselquittungen, Fotos u. v. m. können in einem zentralen digitalen „Dokumenten-Pool“ archiviert werden und sind so aufgrund der digitalen Ordnung immer – auch mobil – im Zugriff.
4 Zusammenarbeit
Digitale und mobile Zusammenarbeit – zum Beispiel über einen Messenger – sorgt dafür, dass alle am Auftrag Beteiligten immer über den aktuellen Stand informiert werden. Wissen wird geteilt und nicht „gebunkert“. Die „Gespräche“ werden in der digitalen Bauakte archiviert und dienen so im Zweifel auch als Nachweis für Besprochenes bzw. getroffene Vereinbarungen.
5 Mobiles Zahlungssystem
Mit einer Mobile-Payment-App können Wartungs- und Reparaturarbeiten direkt beim Kunden abgerechnet und die Rechnung inkl. Quittung sofort ausgestellt werden. Beides fließt dann nahtlos online in die Buchhaltung ein und ist in der digitalen Bauakte nachvollziehbar. Keine Nacharbeiten am Feierabend erforderlich.
6 Baustellendokumentation
Fotos, Unterschriften, Maße, Fortschritte. Wenn die Baustelle laufend digital dokumentiert wird und dabei die Nachweise automatisch in der digitalen Bauakte gespeichert werden, ist es immer möglich, korrekte Leistung nachzuweisen.
7 Kundendatenbank
Alle Kundeninformation zentral abzulegen ermöglicht guten Service! Die Mitarbeiter können auf die im Rahmen ihrer Arbeit benötigten Daten zugreifen – egal ob im Büro, im Kundendienstfahrzeug oder auf der Baustelle.
8 Controlling
Die Finanzen einer Baustelle sind bis über den eigentlichen Projektabschluss hinaus ein wichtiger Erfolgsindikator. Die laufende digitale Zusammenführung und Analyse dieser Informationen macht es möglich, rechtzeitig einzugreifen, sollte etwas „aus dem Ruder“ laufen.
9 Einkauf und Warenwirtschaft
Stillstand wegen Betriebsmittelengpässen darf es heute nicht mehr geben. Digitale Lagerbestandsüberwachung, automatisierte Nachbestellungen und digitale Betriebsmittelverwaltung sind weitestgehend automatisierbar!
10 Auftragssteuerung
Wenn Du die komplette Baustelle mit allen Aufgaben immer im (digitalen) Überblick hast, dann weißt Du, was ansteht, was erledigt ist, ob der Termin einzuhalten ist, ob Überstunden gefahren werden müssen.
11 Aufgabenorganisation
Routineaufgaben wie Personalplanerstellung, Materialbereitstellung, Transportaufgaben etc. sind Bestandteile einer Prozesskette, deren einzelne Abläufe aufeinander aufbauen und die sich digital (teil-)automatisieren lässt.
12 Unternehmensinterner Online-Kalender
Wenn der (unternehmensinterne) Baustellenkalender online zur Verfügung steht, kann sich jeder jederzeit selbst ein Bild machen, wer wann mit welchen Aufgaben auf welcher Baustelle betraut ist bzw. war.
13 Online-Terminvereinbarung
Die Abstimmung von Terminen mit Kunden kann kompliziert sein. Wenn die verfügbaren Zeitfenster von Montagetrupps, Wartungstechnikern oder dem Chef in einem Online-Terminbuchungs-Tool auf Deiner Website einsehbar sind, dann kann der Kunde diese einfach mit seinem eigenen Zeitfenster abgleichen und für sich buchen. Umso besser, wenn er gleich mit angeben kann, was er denn konkret braucht: Beratung, Schadensbesichtigung, Reparatur, Angebot etc.
14 Datenschnittstellen
Die digitale Kommunikation der eigenen digitalen Bauakte mit externen Stellen wie Lieferanten, Kunden oder mit der Baubehörde muss auf Standards für den Datenaustausch beruhen, auch „Schnittstellen“ genannt. Sie kommen zum Beispiel in der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater oder bei der Verbindung unterschiedlicher Softwareprogramme bzw. Apps zum Tragen.
15 Faktura
Das Rechnungs- und Mahnwesen sorgt für den Geldlauf. Funktioniert dieser nicht, steht auch die Baustelle: Es fehlen finanzielle Ressourcen für Material, Löhne, Betriebsmittel etc. Die Daten aus der Faktura müssen heute auch digital an den Steuerberater und das Finanzamt übermittelt werden.
16 Finanzen
Per Online-Banking bezahlte Rechnungen werden digital direkt als bezahlt gekennzeichnet. Die Schnittstelle zum Steuerberater stellt sicher, dass auf der Baustelle eingehende Rechnungen sofort und steuerwirksam in die Buchhaltung einfließen. Sämtliche Belege können in den Kontenrahmen der Baustelle eingebucht werden und sind dann auch ohne Zeitverzug in der digitalen Bauakte nachvollziehbar. Ganz nebenbei: Doppelzahlungen werden digital schwieriger 🙂
17 Lohn und Gehalt
Die Aufteilung von Lohn- und Gehaltskosten auf einzelne Aufträge bzw. Baustellen ist eine Grundlage für deren genaue Nachkalkulation – und somit für die Überwachung des wirtschaftlichen Erfolgs. Die (digitale) Verbindung zwischen diesem Bereich und der digitalen Bauakte ist daher von Bedeutung, will man die Wirtschaftlichkeit der Aufträge analysieren.
18 Bautagebuch
Wenn Du Kommentare und Ereignisse zu einer Baustelle in Wort und Bild mit Datum und Uhrzeit digital festhältst, der entsprechenden Bauakte zuordnest und bei Bedarf teilst, verbesserst Du den Wissensstand aller Beteiligten.
19 Vertragsmanagement
Auftragsbezogene Verträge unterschiedlichster Art gehören in die digitale Bauakte: Zeitarbeitsverträge, Mietverträge für Maschinen, Vereinbarungen mit Behörden, der Vertrag mit dem Auftraggeber des Projekts. In einem digitalen Vertragsmanagement verpasst Du keine vertragsbezogenen Termine, beispielsweise zur fristgerechten Kündigung oder zur Erfüllung von Vertragsbestandteilen.
20 Mängelbericht
Wo gehobelt wird, da fallen Späne. Zu jeder Bauabnahme gehört deshalb auch der Mängelbericht. Er kann mehrere Beteiligte an einem Bauprojekt betreffen. Deshalb ist es sinnvoll, ihn digital zu erstellen, zu kommunizieren und wenn nötig gemeinsam abzuarbeiten. Dann sieht jeder Beteiligte, wer was wann und wie erledigt hat.
Hier findest Du Anbieter von digitalen Bauakten.
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