Ein papierarmes Büro ist kein Hexenwerk. Die Einführung und die Nutzung eines Systems zur Digitalisierung aller Dokumente sind zu bewältigen, egal, wie klein das Unternehmen ist. Was zählt, ist der Wille, besser und effizienter zu arbeiten, Veränderungen in den Arbeitsweisen zu akzeptieren und die damit verbundenen Vorteile für sich zu nutzen.
Hier unsere Tipps für Einstieg und Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS):
Der Einstieg
Wenn Du die Inhalte von ausgedruckten Dokumenten auch künftig nutzen willst, scanne sie ein und speichere sie als PDF. Sobald Du alle Papiere und Dateien in das System integriert hast, wirst Du bemerken, wie einfach und schnell die Suche nach Lieferscheinen, Plänen und Informationen jetzt geht.
Du kannst Dokumente übrigens einzeln oder – wenn es viele gleiche Unterlagen sind – auch automatisch in Stapeln scannen und archivieren. Dafür gibt es unterschiedliche Scanner in allen Preisklassen. Die Investition lohnt sich aber auch hier, da Du hier enorm Zeit sparen kannst. Wichtig ist auch, dass Du definierst, wie weit zurück die vorhandenen Papierunterlagen digitalisiert werden sollen.
Die Archivierung
Kläre bei der Investition in ein Dokumentenmanagementsystem oder bei der Nutzung einer entsprechenden Lösung aus der Cloud mit dem Anbieter, dass alle Deine Dokumente revisionssicher und in Dateiformaten archiviert werden und dass sie auch langfristig verfügbar sind. Gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind schon heute alle in einem Unternehmen elektronisch erzeugten Dokumente elektronisch zu archivieren. Es wird aber auch eine Verfahrensdokumentation verlangt, die detailliert beschreibt, wie Du Dokumente ausgibst, empfängst, erfassen, digitalisieren, verarbeiten und aufbewahren.
Die Nutzung
Neben der Ersparnis von Zeit und anderen Ressourcen vereinfacht die digitale Archivierung auch die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen, z. B. Büro und Montagetrupps, und innerhalb von Teams. Je nach System kannst Du auch Workflows einrichten und so Dokumente und Vorgänge automatisiert an bestimmte Stellen Deines Unternehmens geben, sei es zur Prüfung, Freigabe, Durchsicht, Unterschrift oder einfach nur zur Kenntnisnahme.
Die Mitarbeiter
Achte darauf, dass alle relevanten Mitarbeiter:innen das Dokumentenmanagement nutzen (können) und dies als „ihr“ Werkzeug akzeptieren. Kommuniziere aktiv und frühzeitig die Einführung des Systems. Sorge dafür, dass sie Schulungen besuchen können, in denen sie die nötigen Grundlagen für die Arbeit mit dem System lernen, bevor die eigentliche Arbeit damit beginnt. Und vereinbare mit dem Anbieter Deiner Wahl eine Hotline, die im Fall der Fälle kompetent hilft, wenn es mal „klemmt“.
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