Wer festgefahrene Routinen verändern möchte, scheitert oft am Organisatorischen. Damit notwendige Maßnahmen der Digitalisierung und Ergebnisse von Brainstorming-Runden nicht einfach im Tagesgeschäft untergehen, setzen erfolgreiche Unternehmen auf Mindmapping.
Vielleicht wartet die Einführung neuer Cloud-Services für eine effizientere Kommunikation, für schlankere Arbeitsabläufe und eine einfachere Verwaltung auf zügige Umsetzung. Oder bei der Gewinnung neuer Kunden, Fachkräfte oder Auszubildender ist ein größeres Maß an Kreativität gefragt. Die Themenfelder haben eines gemeinsam: Sie führen zu neuen Projekten, die am besten im Team mit klar verteilten Aufgaben erledigt werden (müssen). Wer solche „Außer-der-Reihe-Projekte” in Eigenregie mit internen Kräften stemmen möchte, tut sich mit geeigneten Software-Werkzeugen zur teamorientierten Ideenfindung und zur Aufgabenverwaltung (Task Management) in der Umsetzung spürbar leichter.
Zwei Formate, ein Ziel – mit Mindmaps und Kanban zum erfolgreichen Projektabschluss
Als Hilfsmittel für die gemeinsame Ideenfindung („Brainstormen“) mit Mitarbeitern und externen Partnern hat sich die Mindmap-Technik etabliert. Damit lassen sich Ideen visuell darstellen, die benötigten Schritte genau ausarbeiten und bis ins Detail entwickeln. Um den Projekttitel entsteht so ein fein verästeltes Online-Diagramm, bestehend aus zahlreichen Ideen, Notizen, Bildern und meist auch den ersten Aufgabenlisten (To-Dos).
Ist die Ideenfindung abgeschlossen, geht es an die Umsetzung, die Terminplanung und die Zuweisung der anstehenden (Unter-)Aufgaben. Mithilfe der bewährten Kanban-Methode werden die virtuellen To-do-Karten im Verlauf des Projektfortschritts abhängig vom Bearbeitungsstatus in bestimmte, frei definierbare Spalten verschoben. So ist im einfachsten Fall auf einen Blick jederzeit erkennbar, welche Aufgaben noch offen, welche gerade in Bearbeitung und welche abgeschlossen sind.
Cloudbasierte Software-Tools wie MindMeister zum Brainstormen oder MeisterTask, einem Aufgabenmanagement-Werkzeug zur Projektumsetzung, erleichtern die Planung und Steuerung gegenüber Flipcharts und Papier. Über die Cloud kannst Du auch externe Teammitglieder und Geschäftspartner nahtlos integrieren. Ihre Ideen und Anpassungen stehen immer automatisch allen Projektbeteiligten zur Verfügung. Hinzu kommt, dass sich digitale Mindmaps und Projekt-Workflows jederzeit ohne großen Aufwand um weitere Inhalte erweitern und anpassen lassen. Die Projektverantwortlichen haben natürlich auch etwas vom Cloud-Teamwork. Sie können ohne ständiges Nachfragen zu jedem Zeitpunkt sehen, wie der aktuelle Stand ist, erkennen, wo es hakt, und früher eingreifen, wenn Handlungsbedarf besteht.
Smarter Übergang von der Mindmap zum Kanban-Board
Weitere Synergieeffekte ergeben sich aus dem nahtlosen Zusammenspiel zwischen MindMeister und MeisterTask. Denn die Informationen aus den im Ideenfindungsprozess erarbeiteten Mindmaps lassen sich hier per Drag-and-drop in das digitale, umsetzungsorientierte Kanban-Board exportieren. Dabei werden die Aufgaben auch gleich den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen. Weitere Verfeinerungen sind ebenso möglich wie die zeitliche Einordnung. Sind diese elementaren Vorbereitungen gelaufen, steht einer erfolgreichen Umsetzung nichts mehr im Weg. Und wenn doch? Dann können Du oder die Projektbeteiligten jederzeit an den entscheidenden Stellschrauben drehen, sodass ihr die Projektziele doch noch erreicht.
Zusammengefasst: Mindmapping und Kanban bedeuten heute, dass man für seine (Sonder-)Projekte keinen Plan in der Tasche, sondern in der Cloud hat. Dieser Plan wird so umgesetzt, dass alle zu jeder Zeit auf dem Laufenden sind. Alle Teammitglieder wissen, was zuletzt verändert wurde und welche Aufgaben gerade anstehen. Das gilt so lange, bis alle Tasks just in time abgearbeitet, sprich in die rechte „Erledigt“-Spalte des Kanban-Boards gewandert sind. Nach einem erfolgreichen Projektabschluss steht dann die Erstellung einer neuen Mindmap für das nächste Projekt, das den eigenen Betrieb nochmals weiterbringt, auf der Agenda.
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