Workshops und Coachings für Handwerksbetriebe

Wozu brauchen Handwerksbetriebe schon die Digitalisierung?

Wozu braucht ein Handwerker schon die Digitalisierung?

Diese Frage wurde mir kürzlich gestellt. Die Fragestellerin führte ihre Frage aus, dass in einem Handwerksbetrieb doch die Ehefrau die Buchhaltung mache und das Handwerk sich durch Handarbeit auszeichne. Digitalisierung habe da überhaupt nichts verloren. Im Gegenteil, es wäre ja schrecklich, wenn auch hier Automatisierung einziehen würde.

Das ist also das Bild, was von einem Handwerksbetrieb vorherrscht. Und als ob es abgesprochen war, hatte ich heute die Auswertung von einem Teilnehmer unseres digitalen Reifegrad-Checks durchgeführt, der genau dieses Bild zu spiegeln scheint. Eine Dokumentation findet ausschließlich in Papierform statt und der Teilnehmer schrieb in einem Kommentar dass er überhaupt keine Ahnung habe, wo er seinen Betrieb digitalisieren könne. Nun, da haben mich beide natürlich bei meiner Ehre gepackt. Wo findet Digitalisierung also in handarbeitenden Betrieben Platz, bei denen die Ehefrau die Buchhaltung macht, um bei diesem Beispiel zu bleiben?

Digitalisierung macht Dein Arbeiten transparent

Papierstapel auf dem Schreibtisch, Aktenordner im Regal und auf dem Beifahrersitz der Firmenwagen die Rapportzettel der letzten Wochen. Wenn die buchführende Ehefrau bzw. Mitarbeiterin oder der Chef krank oder im Urlaub sind, bricht das System zusammen, weil keiner so genau weiß, wo er nachschauen soll, was mit dem Kunden vereinbart wurde oder ob die nötigen Ersatzteile bestellt wurden. Also schleppen sich die Verantwortlichen im Krankheitsfall doch ins Büro, oder verzichten auf Urlaub, damit der Laden läuft. Die Kalkulation läuft über eine selbst gebastelte Excel-Lösung. Neue Mitarbeiter kommen mit diesem System ohnehin nicht klar.

Der Datenserver hat ein veraltetes Betriebssystem. Ihn zu erneuern kostet viel Geld, auch die Branchensoftware, die noch mit Disketten installiert wurde, wird besser nicht angefasst. Sie ist eine Diva und läuft nur noch auf alten Rechnern mit noch älteren Betriebssystemen. Das IT-Unternehmen, dass das alles mal eingerichtet hat, gibt es nicht mehr, der Softwarehersteller zuckt mit den Schultern, wenn es um Änderungswünsche geht bzw. rechnet diese teuer ab.

Auch bei den Mitarbeitern findet wenig Austausch statt. Die Umsetzungsplanung für ein Projekt hat nur der dafür Verantwortliche im Kopf, vielleicht auch in seinem Notizbuch, aber für den Rest der Mannschaft sind diese Informationen nicht einsehbar. Kunden müssen darauf vertrauen, dass das alles schon irgendwie funktioniert. Den Plan bekommen sie nie zu Gesicht. Fällt der Kollege wegen Krankheit oder Betriebswechsel aus, hat das Unternehmen ein Problem.

Die Rechnung für einen abgewickelten Auftrag könnte schon lange geschrieben sein, aber die Rapportzettel sind nicht vollständig. Kunden warten seit Wochen auf ein Angebot, aber weil das nur der Chef mit seinem eigenen (Excel-)System machen kann und gerade selbst am Rad dreht, müssen sich die Kunden leider gedulden – oder wandern ab.

Die Datensicherheit im Büro besteht aus einer einzelnen externen Festplatte. Die wird unregelmäßig mit nach Hause genommen, damit im Einbruchs- oder Brandfall nicht alles zerstört ist.

Das alles sind keine überzogenen Einzel-Beispiele, das sind reale Szenarien aus meinem Umfeld.

Du kennst das oder Du findest das alles normal? Dann sollten wir reden. Hast Du eine Vorstellung davon, wie es anders sein könnte?

Die Digitalisierung macht Dein Arbeiten sicher

Der Auftrag wurde in die Branchensoftware eingepflegt. Dort sind für alle Mitarbeiter relevante Informationen abrufbar. Im Büro oder von unterwegs mit mobilen Endgeräten. Die Mitarbeiter geben ihre Arbeitszeiten übers Smartphone ein, die Zeiten werden automatisch dem Auftrag in der Branchensoftware zugeordnet. Wenn die Monteure beim Kunden feststellen, dass ein Ersatzteil oder Material benötigt wird, können sie das entweder direkt ordern oder eine entsprechende Notiz der digitalen Kundenmappe zuordnen. Der Bestellprozess wird schon ausgelöst, während der Mitarbeiter noch beim Kunden ist. Der Chef sieht jederzeit, wie weit seine Projekte beim Kunden sind. Da die Branchensoftware in der Cloud liegt, kann er orts- und geräteunabhängig für ihn wichtige Informationen abrufen. Weil alle projektrelevanten Daten bereits in der digitalen Projektmappe enthalten sind, kann die Rechnungsstellung direkt nach Auftragsende erfolgen. Kleine Wartungsarbeiten oder Reparaturen rechnet der Monteur vor Ort direkt beim Kunden über sein Tablet ab.

Potenzielle Kunden erhalten jederzeit Auskunft, selbst wenn das Büro nicht besetzt ist. Die zeitgemäße Website hält alle Informationen bereit und lässt sich mit allen Endgeräten gut lesbar und schnell aufrufen. Alles, was nicht persönlich beantwortet kann, erledigt der Chatbot. Die Website beinhaltet einen Konfigurator, mit denen der Kunde sich selbst sein Angebot erstellen kann. Bevor überhaupt ein Handgriff auf der Baustelle durchgeführt wird, kann der Kunde sein Bauvorhaben virtuell besichtigen. Er stellt fest, wo er noch Änderungswünsche hat. Das spart Zeit und Nacharbeiten.

Alle Daten, die für das Unternehmen überlebenswichtig ist, liegen im Cloud-Speicher. Damit ist sichergestellt, dass tägliche Sicherungen automatisch durchgeführt werden und dass die Daten von jedem Mitarbeiter mit Zugriffsberechtigung abgerufen werden können. Ein Einbruch oder Brandfall hätte keinerlei Auswirkungen auf die Projektdaten. Niemand im Unternehmen muss sich darum kümmern, dass Systemupdates installiert werden oder der Virenschutz aktuell bleibt. Es ist einfach, bei Bedarf Lizenzen zu erweitern oder zu kürzen. Ausscheidende Mitarbeiter erhalten keinen Zugriff mehr und das Wissen bleibt da, wo es hingehört – im Unternehmen.

Natürlich gibt es noch viele weitere Bereiche, die auch einem kleinen Handwerksbetrieb großen Nutzen bringen. Was auf alle Fälle immer passiert ist, das gut bezahlte Fachkräfte ihre Zeit nicht mit Routinearbeiten oder Endlossuchen verbringen.

Sprich mit uns – wir helfen Dir bei der Digitalisierung Deines Betriebs

Falls Du noch mehr Inspiration benötigst, dann schau doch bei unseren Webinaren oder Workshops vorbei. Die aktuellen Termine findest Du hier auf dieser Website. Auf alle Fälle empfehle ich Dir, investiere eine gute halbe Stunde Deiner Zeit und mach den digitalen Reifegrad-Check. Dann weißt Du, wo in Deinem Betrieb der größte Handlungsbedarf besteht. Du willst Dein Checkergebnis besprechen? Kein Problem, vereinbare nach Beendigung des Checks ein kostenloses Beratungsgespräch mit Heiko. Danach siehst Du klarer.

Foto: https://stock.adobe.com/de/images/handsome-man-working-laptop-on-the-background-of-warehouse-of-small-factory/526403664?prev_url=detail

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