Was geplant ist, wird erledigt. So einfach ist das. Klar: Im Smartphone-Zeitalter muss sich schon lange kein Handwerksbetrieb mehr beim Auftragsmanagement im wahrsten Wortsinn „verzetteln“. Heute findet die Planung der Auftragsabwicklung von den Projektverantwortlichen am Bildschirm statt. Der Projektverlauf wird gemeinsam mit den Mitarbeitern – auch via Smartphone oder Tablet – jeweils auf dem neuesten Stand gehalten.
Tipp 1: Kommunikation als Fundament einer erfolgreichen Arbeitsplanung betrachten
Nur wer die Fähigkeiten, die Jobvorlieben und die Ambitionen – möglicherweise aber auch die Probleme – seiner Mitarbeiter kennt, kann seine Arbeitskräfte im Sinne des Betriebs und des Mitarbeiters optimal einsetzen und deren Weiterentwicklung fördern. Dazu muss man, wie es im süddeutschen Sprachraum so schön heißt, einfach öfter mal „miteinander schwätzen“. Regelmäßige Mitarbeitergespräche helfen dabei, die gegenseitigen Erwartungen kennenzulernen. Hierbei kannst Du unter anderem auch erfahren, ob überhaupt, in welchen Bereichen und unter welchen Voraussetzungen Mitarbeiter sich vorstellen können, eine höhere Verantwortung beispielsweise auch im Auftragsmanagement zu übernehmen.
Tipp 2: Zusammenarbeit ist im Handwerk das A und O
Erfolgreiches Teamwork beruht letzten Endes ebenfalls auf Kommunikation. Du als Inhaber:in eines Handwerksunternehmens bist gefordert, an einem Gesprächs- und Betriebsklima zu arbeiten, in dem jeder Mitarbeiter Fragen stellen, seine Ideen einbringen und auch beispielsweise bei Problemen „auf dem kurzen Dienstweg“ seine Kollegen um Rat oder Hilfe bitten kann. Wer ein von Respekt und gegenseitiger Unterstützung geprägtes Miteinander im Arbeitsalltag lebt, braucht nur noch die richtigen Tools für einen direkten Informationsaustausch – ohne großes Blabla. Auch diese Anforderung lässt sich mit mobilen Endgeräten und der Bereitstellung geeigneter Projektmanagement-Tools samt eingebetteter Chat- und Benachrichtigungskanäle idealerweise unmittelbar projektbezogen erfüllen.
Tipp 3: Arbeitsrelevante Informationen in der Cloud bereitstellen
Fließen die notwendigen Informationen innerhalb der Teams und darüber hinaus auch zwischen den Mitarbeitern auf der Baustelle und im Büro ungebremst, läuft der Workflow rund. Auch auf die Gefahr hin, dass wir uns wiederholen: Der geeignete Ort für die Bereitstellung wichtiger projektbezogener Daten ist die Cloud, zu der es gerade für kleinere Handwerksbetriebe, deren Teams auf mehrere Baustellen verteilt sind, keine zeitgemäße Alternative gibt. Das heißt auch: Jedes geeignete Auftragsmanagement-Tool arbeitet webbasiert und setzt damit auf die Datenwolke. Wichtig ist, dass die gewählte Projektmanagement-Lösung hinsichtlich Verfügbarkeit, Datenschutz (Stichwort: DSGVO) und Sicherheit höchsten Standards genügt. Dazu gehören beispielsweise Server, die hierzulande in professionellen Rechenzentren betrieben werden.
Tipp 4: Loslassen und dabei das Wesentliche nicht aus den Augen verlieren
Läuft Dein Betrieb, obwohl – oder vielleicht gerade weil – Du Dich als Chef:in und als Projektverantwortliche nicht überall einmischt? Wenn Du diese Frage mit einem klaren Ja beantworten kannst, darfst Du aus zwei Gründen beglückwünscht werden. Zum einen verfügen solche Betriebe über ein starkes, motiviertes Mitarbeiterteam. Zum anderen haben die Führungskräfte offenbar gelernt, im Tagesgeschäft loszulassen und sich stattdessen verstärkt um strategisch Wichtiges, eben das große (digitale) Ganze, zu kümmern. Geeignete Projektmanagement-Lösungen informieren in übergeordneten Ansichten (beispielsweise Dashboard oder Cockpit) über die aktuellen Arbeitsfortschritte, sodass die Verantwortlichen jederzeit wissen, was bei den diversen Aufträgen läuft, und erfolgreiches Delegieren so noch leichter fällt.
Tipp 5: Das richtige Tool auswählen
Beim Projekt- und Auftragsmanagement geht es darum, Aufgaben zu verteilen, Termine festzulegen, einen reibungslosen Informations- und Kommunikationsfluss sicherzustellen und – ganz wichtig – die Projektverläufe übersichtlich zu visualisieren. Aus diesem Anforderungsprofil leitet sich ab, was handwerkergerechte Aufgabenmanagement-Werkzeuge konkret ausmacht. Sie arbeiten webbasiert, bevorzugt auf Cloud-Servern in Deutschland oder Europa. Sie setzen vom Start weg auf intuitiv einsetzbare Techniken wie die bewährte Kanban-Methode, auf die beispielsweise auch Meistertask mit seiner übersichtlichen, grafisch ansprechenden Benutzeroberfläche zurückgreift. Lassen sich dazu auch noch die bevorzugten Kommunikationskanäle einbinden und die Arbeitsplanung über automatisierte Abläufe im Tagesgeschäft schneller und leichter anpassen, werden künftig in der Rubrik „Nicht erledigt“ keine Karteileichen mehr zu finden sein.
Fazit: Mit webbasiertem Auftragsmanagement läuft’s im Handwerk noch besser
Je voller die Auftragsbücher, desto dringlicher ist ein effizientes Projekt- und Task Management.
Wer die oben genannten fünf zentralen Aspekte berücksichtigt, hat beste Chancen, die Arbeitsorganisation in seinem Betrieb auf Vordermann zu bringen und dafür zu sorgen, dass die Auftragsabwicklung künftig wie am Schnürchen läuft.
© VectorMine / stock.adobe.com
