Um alle im Betrieb anfallenden Dokumente zu verwalten bietet sich ein DMS, also ein Dokumentenmanagement-System an. Dahinter verbergen sich datenbankunterstützte Methoden und Verfahren, die der Erstellung, Verwaltung, Verteilung und Archivierung elektronischer Inhalte dienen. Dokumentenmanagement hört sich jedoch komplizierter an, als es ist.
Die Vorteile sind:
- leichte Auffindbarkeit von Schriftstücken durch eindeutige Identifikation (Indizierung)
- hohe Compliance mit der DSGVO einschließlich der Einhaltung gesetzlicher Archivierungsfristen
- Beauftragungs-, Freigabe-, Verteilungs- und Archivierungsverfahren, Vorlagenverwaltung
- Automatisierung von Geschäftsprozessen und handwerklichen Arbeitsschritten
- Zugriffsberechtigungssystem mit unterschiedlichen Berechtigungshierarchien
- Protokollierung sämtlicher Änderungen an Dokumenten sowie deren Weiterleitung (Tracking)
- ökonomisches Speicherplatzmanagement durch Vermeidung redundanter Dokumentenablagen am Server
- Klarheit über die Gültigkeit von Dokumentenversionen durch automatische Versionierung
etc.
Mache Dir selbst ein Bild von einem komfortablen Dokumentenmanagement
In Zeiten der Digitalisierung wirkt der Vergleich zwischen cloudbasierten Anwendungen und On-Premise-Lösungen eher oldschool. Er ergibt an dieser Stelle aber Sinn, da Nutzer, die ein lokales DMS nutzen, bewerten können, ob ein Umstieg in die Cloud nicht doch sinnvoller wäre.
Vorteile Cloud-Computing
- Geringe Kosten
Der IT-Bereich wird ausgelagert, womit Hardware-, Betriebs- und Personalkosten für ein Rechenzentrum gespart werden. - Hohe Flexibilität
SW-Funktionen sind einzeln zubuchbar, bezahlt wird nur für Leistungen, die tatsächlich genutzt werden. - Unabhängigkeit
Für die Nutzung sind lediglich Internetanschluss, Web-Browser und Endgerät (Laptop etc.) erforderlich, der Datenzugriff ist weltweit möglich. - Datenschutz & Datensicherung
Cloud-Anwendungen bieten optimalen Schutz gegen Missbrauch und Verlust der Daten durch Mehrfach-Sicherungskonzepte und 2-Faktor-Authentifizierung. - Geringe Ausfallquote
Erfahrene IT-Experten gewährleisten einhergehend mit einer hohen Fehlertoleranz der Systeme eine hohe Verfügbarkeit sämtlicher Anwendungen.
Nachteile Cloud-Computing
- Verlust der Datenhoheit
Sämtliche unternehmensbezogenen Daten sind an den Cloud-Anbieter zur Aufbewahrung und Verwaltung weiterzugeben. Dieser trägt die operative Verantwortung für die Datenbestände des Kunden. - Abhängigkeit vom Anbieter
Der Auftraggeber ist vom Software-Service des Providers sowie von dessen zur Verfügung gestellten Rechnerkapazitäten abhängig. Kunden können jedoch im Nutzungsvertrag detaillierte SLAs (Service-Level-Agreements) festlegen bzw. für die Nichterbringung vertraglich vereinbarter Leistungen ein angemessenes Pönale vereinbaren. - Internetanschluss
Um Cloud-Services nutzen zu können, ist eine störungsfreie Internetverbindung erforderlich.
Vorteile On-Premise
- Volle Kontrolle
Die Hoheit über die Daten liegt ausschließlich beim Kunden. - Uneingeschränkter Zugriff
Der Zugang zu Datenbeständen ist serverseitig auch ohne Internetverbindung jederzeit sicher und zuverlässig möglich. - Hoher Sicherheitsfaktor
Sämtliche Daten verbleiben im Unternehmen und werden keinesfalls an Dritte weitergegeben.
Nachteile On-Premise
- Verantwortung
Das Unternehmen hat sich um die Aufrechterhaltung des Rechenzentrumsbetriebs sowie die Verfügbarkeit der Daten und Programme selbst zu kümmern. - Kosten
Der finanzielle Aufwand für Hardware, qualifizierte IT-Mitarbeiter sowie Betriebskosten des Rechenzentrums ist in der Regel wesentlich höher als die Kosten einer Cloud-Lösung auf Mietbasis.
Dokumentenmanagement im Handwerksbetrieb
Handwerksbetriebe, die einen durchgängigen Zugriff auf alle Dokumente wünschen, sollten sich auf alle Fälle mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems in der Cloud beschäftigen. In der Regel sind sie Bestandteil einer digitalen Bauakte. Der Vorteil: Du kannst sicher sein, dass zu Beginn eines neuen Arbeitsprozesses alle benötigten Informationen, Materialien, Werkzeuge und Hilfsmittel vorhanden sind und kein Auftragsdetail übersehen wurden. Eine komfortable Volltextabfrage beschleunigt die Suche nach Dokumenten und Dateien. Zudem können alle Schriftstücke getaggt (markiert) bzw. mit Metadaten versehen werden. Du kannst im System gezielt nach Rechnungs-, Auftrags- oder Kundennummern suchen. Was eine digitale Bauakte noch leisten sollte, kannst Du hier nachlesen.
Fazit
Mit einer Dokumentenablage in der Cloud gestalten sich Deine Prozesse wesentlich transparenter. Dokumente werden einfacher gefunden, Mehrfachversionen können ausgeschlossen werden. Der gefühlt größte Nachteil cloudbasierter Systeme liegt in der Abgabe der Kontrolle über die eigenen Daten. Er kann durch rigide Service-Level-Vereinbarungen sowie einen rechtssicher abgefassten Nutzungsvertrag mit dem Cloud-Service-Anbieter sinnvoll kompensiert werden.
Foto: © NongAsimo / stock.adobe.com
