Von allen internetbasierten Technologien, die im Handwerk relevant sind, rangiert die mobile Zeiterfassung ganz oben. Warum? Weil sie für Dich mit wenig Aufwand sofort Vorteile mit sich bringt. Unlesbare Stundenzettel, Diskussionen um Arbeitszeiten und das aufwändige Einpflegen der Daten entfallen. Arbeitszeiten, Urlaube, Überstunden etc. werden digital erfasst und in Echtzeit in die Betriebssoftware übertragen. Löhne, Gehälter, Rechnungen – all das wird dank cloudbasierter Technologie automatisiert verarbeitet. Damit hältst Du Dir eine Menge Administration vom Hals und schaffst neue Ressourcen.
Wenn Du Dich mit dem Thema mobile Zeiterfassung beschäftigst, solltest Du nachfolgende Frage klären. Welche konkreten Auswirkungen haben mobiles Arbeiten, die digitale Erfassung der Arbeitszeit und der einzelnen Tätigkeiten auf die Produktivität und Qualität der Prozesse in Deinem Betrieb?
Die Auswirkungen reichen von der Organisation, Beschleunigung und Optimierung der Arbeitsabläufe über die Automatisierung von „zeitfressenden“ Routineaufgaben bis hin zur Senkung bzw. Vermeidung von Kosten.
Mobile Zeiterfassung bietet valide Daten
In der „digitalen Ordnung“ der verknüpften Cloud-Services liegen Daten, Informationen und das daraus resultierende Wissen immer im Zugriff. Nachweise und Abrechnungen können zeitnah – auch direkt am Einsatzort, bei Deinem Kunden vor Ort oder auf der Baustelle – erfolgen.
Die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit ist gewährleistet, da die Dateneingaben vordefiniert erfasst werden. So kannst Du sicher(er) sein, dass die laufende Kostenauswertung aktueller Aufträge die wirklich genaue Überwachung der dafür kalkulierten Budgets ermöglicht.
Die erfassten Daten lassen sich entweder nach der Rückkehr vom Kunden ins Büro übertragen. Oder sie werden über das mobile Netz von der Zeiterfassungs-App automatisch vom Smartphone oder Tablet mit der Lohnbuchhaltung bzw. der Handwerkersoftware synchronisiert.
Zeit sparen mit mobiler Zeiterfassung
Du solltest darauf achten, dass Deine Lösung zur mobilen Arbeitszeiterfassung die Daten einfach mit der von Dir genutzten Branchensoftware abgleicht. Dann können die aus der App einfließenden Daten automatisch der abzurechnenden Baustelle, den richtigen Kostenstellen und der Lohnabrechnung zugeordnet werden.
Eine praxistaugliche Software sollte unbedingt auch ein digitales Fahrtenbuch beinhalten. Das Vertrauen Deiner Kunden in Dein Unternehmen wird gestärkt, wenn der Ort, die geleistete Arbeit und die Anfahrtszeiten in Rapports und Rechnungen plausibel nachgewiesen werden können.
Die Auswertung der Fahrtenbuchdaten hilft zudem bei der innerbetrieblichen Erstellung von Tagesplänen, da Fahrzeiten rückwirkend analysiert und für künftige Einsätze genauer kalkuliert werden können. Auch die Steuererklärung wird mit einem digitalen, in die Zeiterfassung integrierten Fahrtenbuch erheblich einfacher.
Mitarbeiter können von mobiler Zeiterfassung nur profitieren
Schwierig kann die Einführung eines Systems zur mobilen Zeiterfassung werden, wenn Du den Mitarbeiter:innen nicht schon vor der Einführung einer Software aufzeigst, worum es für Dich wirklich geht. Arbeit wird einfacher, „Papierkram“ reduziert sich, Abrechnungen sind fehlerfrei und Du als Unternehmer weißt um den kalkulatorischen Stand Deiner Aufträge.
Fazit
Die mobile Zeiterfassung generiert und erfasst für Dich einfach objektive Daten über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit auf der Baustelle oder beim Kunden. Fehler bei der Übertragung handschriftlicher Stundenzettel in die Handwerkersoftware entfallen und falsche Lohnabrechnungen werden minimiert. Das erleichtert Dir als Arbeitgeber:in den Nachweis der Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften sowie die schnelle Ermittlung zu zahlender Entgelte und Abgaben.
Es mag Mitarbeiter:innen geben, die mobile Zeiterfassung als Überwachungsmaßnahme empfinden. Vor allem, wenn die digital erfassten Zeiten auch über GPS mit Orten verknüpft werden. Andererseits ersparen sie sich durch die GPS-gestützte Zeiterfassung und die Übertragung der Daten in die Branchensoftware bzw. die Lohnbuchhaltung zusätzliche manuelle Arbeit.
Wenn Du diese Vorteile gegenüber Deinem Personal frühzeitig benennst und nach einer Probephase mit digitalaffinen Kolleg:innen eine hoffentlich positive Bilanz ziehst, wirst Du sicher auch die Skeptiker davon überzeugen können, dass mobile Zeiterfassung die Arbeit einfacher macht.
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