Bist Du auch genervt, wenn in Deiner Buchhaltung Stundenzettel landen, die keiner entziffern kann, nicht immer korrekt oder lückenhaft sind? Das muss nicht sein. Schone Deine Nerven und die Deiner Mitarbeiter: Setze auf eine mobile Zeiterfassung. Du wirst Dich wundern, wie zügig Deine Abrechnungen künftig von der Hand gehen. Je nachdem, für welche App Du Dich entscheidest, kannst Du damit auch Urlaubszeiten, Geräteeinsatz, Materialverbrauch und vieles mehr verwalten.
Berge von unleserlichen Fresszetteln, von Wasser und Schmutz aufgequollenen Notizen, genervte Stimmung wegen Rückfragen und mangelnder Nachweise. Wenn du Arbeitsstunden noch manuell erfasst, kommt diese Situation vielleicht bekannt vor. Mit einer mobilen Zeiterfassung beginnt eine neue Zeitrechnung im Betrieb. Rechnungsstellung, Lohnabrechnung, Angebote – nur mit exakt erfassten Daten kann auch ein exakter und hundertprozentig verlässlicher Output generiert werden.
Was wird bei einer mobilen Zeiterfassung alles erfasst?
In erster Linie ist die Zeiterfassung dazu da, Arbeitsstunden minutengenau zu erfassen, und zwar von der Baustelle bzw. von unterwegs aus. Da die meisten Zeiterfassungs-Tools in der Bedienung einfach sind, brauchst Du bei Deinen Handwerkern nicht viel Überzeugungsarbeit leisten. Wer einmal die mobile Zeiterfassung einige Zeit genutzt hat, kann sich in der Regel kaum noch vorstellen, wie die Abrechnung auf Zetteln überhaupt funktioniert hat.
Viele Anwendungen sind in eine komplette Baustellen-App integriert. Das ergibt Sinn, wenn man viele andere Anwendungen, wie eine digitale Bauakte, eine Fotodokumentation oder andere mobile Features, braucht. Zeiterfassungs-Apps haben oftmals einen weitaus größeren Funktionsumfang als nur die reine Stundenerfassung.
Welche konkreten Vorteile hast Du durch eine mobile Zeiterfassung?
1. Saubere Daten
Eine mobile Zeiterfassung ermöglicht in erster Linie saubere Erfassungsdaten. Der Alltag auf der Baustelle ist nicht ideal, um saubere Dokumentationen auf Papier zu garantieren. Zettel werden im Regen, im Auto, auf unebenem Untergrund ausgefüllt, zusammengeknüllt oder unsorgfältig verwahrt. Die Arbeitszeiten auf einem Smartphone oder Tablet einzugeben ist nicht nur einfacher, sondern vor allem auch sicherer.
2. Zeitersparnis
Für viele ist auch der Zeitfaktor nicht unerheblich. Zugegeben, ob man jetzt Notizen auf einem Zettel macht oder Zahlen in ein Gerät eingibt, spielt von der Zeitersparnis wahrscheinlich in den meisten Fällen eine eher untergeordnete Rolle. Wo aber richtig Zeit eingespart wird, ist in der Bearbeitung der erfassten Daten im Büro. Hier muss nicht nachgefragt oder geschätzt werden, sondern die vom Handwerker erfassten Daten laufen automatisch in die Buchhaltungssoftware ein und können dort weiterverarbeitet werden. Kurze Reaktionszeiten durch die Übermittlung der erfassten Daten in Echtzeit sorgen für einen reibungslosen Betriebsablauf.
3. Transparenz
Durch die Erfassung der echten Zeiten auf die Minute genau entsteht eine hohe Transparenz der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Dadurch wird erkennbar, wie viele Arbeitsstunden in einem Projekt stecken und wo eine Kalkulation unter Umständen von den tatsächlichen Werten abweicht. Außerdem kann man auf einen Blick im System erkennen, ob ein Projekt im Zeitplan liegt oder nicht, und gegebenenfalls nachsteuern. Darüber hinaus können die Arbeitszeiten bestimmten Arbeitsbereichen innerhalb eines Projektes zugeordnet werden, um die Transparenz für Angebote, Rechnungen, Lohn, Controlling etc. noch präziser zu verfeinern.
4. Weniger Fehler
Fehler passieren, das ist normal. Stress, Hektik, Feierabend. Manchmal ist man einfach nicht mehr hoch konzentriert. Zack – kommen Fehler ins System! Am Ende steht ein falscher Betrag in der Lohnabrechnung, oder der Kunde bekommt eine Rechnung mit Arbeitszeiten, die nicht stimmen. Eine mobile Zeiterfassung senkt die Fehlerquote um ein Vielfaches.
5. Weniger Personalaufwand
Was bei der manuellen Erfassung der Daten – vor allem im Büro – viel Zeit frisst, entfällt bei der mobilen Zeiterfassung fast völlig. Die Daten werden automatisch ins System eingespielt und lassen sich dann für die diversen Auswertungen und Abrechnungen einfach abrufen.
6. Besserer Überblick über den Betrieb
Handwerksunternehmer sind mit einer mobilen Zeiterfassung in der Lage, mit wenigen Klicks die erfassten Daten ganz unterschiedlich auszuwerten und sich so ein schnelles und zuverlässiges Bild zu verschaffen über Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten, über Verzögerungen und über Material und Gerätebestand.
7. Zusätzliche Funktionen
Die meisten Apps erlauben zusätzlich eine Verwaltung der Urlaubs-, Abwesenheits- und Krankheitszeiten. Möglich ist auch die Dokumentation der Wetterverhältnisse, die Auswirkung auf den Projektablauf haben können. Welche Geräte sind wann und wie lange im Einsatz und von wem werden sie bedient? Erfassen von Geräteeinsätzen und auch des Materialverbrauchs sind Funktionen, die in einer Zeiterfassung für viele Betriebe sinnvoll sind. Manche bieten eine Fotodokumentation bzw. das Erfassen von Nachunternehmern an.
8. Einfache Bedienung
Mobile Zeiterfassungs-Apps sind in der Regel benutzerfreundlich und intuitiv, zumal es sich lediglich um die Eingabe von wenigen Werten handelt. Die Anwendungen sind auch für Menschen, die nicht viel mit IT-Technologie am Hut haben, einfach.
Fühlen sich die Handwerker mit einer Zeiterfassung überwacht?
Manche Handwerker haben mit einer digitalen Zeiterfassung, die zudem noch von GPS-Tracking unterstützt wird, Angst, kontrolliert oder sogar „überwacht“ zu werden. Wer es schafft, seine Mitarbeiter für die mobile Zeiterfassung zu begeistern, wird die Erfahrung machen, dass deren Bedenken sich bald in Luft auflösen. Denn wer das Gefühl hat, von seinem Chef kontrolliert zu werden, der hat dies möglicherweise nicht erst durch die Einführung einer mobilen Zeiterfassung, sondern es besteht unter Umständen grundsätzlich Optimierungsbedarf in der Kommunikation untereinander. Als Chef solltest Du die Mitarbeiter eher behutsam an das Thema heranführen, die gemeinsamen Vorteile aufzeigen und offen sein für Feedback.
Wie finde ich die optimale mobile Zeiterfassung für meinen Betrieb?
Bei der Zahl an Anbietern kann man leicht den Überblick verlieren. Die folgenden Anbieter dienen als Anhaltspunkte und als Inspiration, eine passgenaue Anwendung zu finden, die vielleicht sogar noch mehr kann, als nur Arbeitszeiten zu erfassen.
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