Unternehmen, die ihre Organisation und Umsetzung von Büro und Außendienst digitalisieren, verschaffen sich gegenüber analog agierenden Unternehmen einen nicht unerheblichen Vorteil: Sie arbeiten transparenter, übersichtlicher und papierärmer. Grundsätzlich sind die meisten Tools für digitale Einsatzplanung in ihren Funktionsweisen recht ähnlich. Die Darstellungen sind einfach gehalten, die mobile Nutzung versteht sich von selbst. Unterschiede gibt es in der Art und Weise, wie die Boards strukturiert sind und im Preis, bzw. bieten nicht alle kostenlose Testversionen an. Die erweiterten Versionen, für die man in der Regel ein paar Euro mehr ausgeben muss, bieten zum Teil nützliche Features, wie eine Wochen-Schnitt-Berechnung, Änderungsprotokolle oder die automatische Auswertung von Kosten und Zeiten an.
„Plan it“ von CRAFTBOXX
„Plan-It“ von CRAFTBOXX ist eine App fürs Büro. Mit ihr können Anwender nicht nur ihr Personal planen, sondern ihre gesamte Büroorganisation gleich mitverwalten: Aufträge, Auftragsdauer, Arbeitszettel, Erfüllungsorte, Termine, Urlaube, Arbeitszeiten, Werkzeuge und Fahrzeuge. Die App vereinfacht die Planung und Organisation im Büro und ermöglicht ein Weiterleiten von Informationen zu Aufträgen und Einsätzen direkt an die Mitarbeiter vor Ort, die dann direkt in der App die Baudokumentation erstellen.
Zum Beispiel lassen sich unter anderem Montageanweisungen sowie Abwesenheiten verwalten und Ressourcen nicht nur zuweisen, sondern auch unkompliziert ändern. Über die Cloud können auftragsbezogene Daten, wie Fotos, Zeichnungen, Montageanleitungen zur Verfügung gestellt werden. Doppelbelegungen werden von der App sofort erkannt. Ist ein Mitarbeiter krank, wird mit wenigen Klicks der Auftragsstatus geändert, bzw. dem Auftrag ein freier Mitarbeiter zugeteilt. Mit der App „Do-It“ erweitert CRAFTBOXX die Effizienz mobiler Anwendungen auf die Baustelle. Denn damit können die Monteure und Handwerker dann am Einsatzort die ihnen per „Plan-It“ zugewiesenen Aufträge mobil verwalten. Sie können z.B. vor Ort Skizzen oder Fotos machen und in Echtzeit ans Büro übertragen, bzw. kunden- oder auftragsbezogene Daten abrufen. Abnahmen beim Kunden funktionieren per digitaler Unterschrift. Ebenfalls integriert ist unter anderem eine mobile Zeiterfassung.
Preismodell:
Die Vollversion gibt es ab 8,40 Euro pro Monat (zzgl. MwSt.), ab 30 Lizenzen gelten Fixpreise.
Eine kostenlose Demoversion steht online zur Verfügung.
Meisterwerk
Die App Meisterwerk vereinfacht die langfristige und kurzfristige Einsatzplanung von Mitarbeitern und Monteuren um ein Vielfaches im Vergleich zur analogen Erstellung. Die Anwendung bietet einen schnellen Überblick über Arbeitseinsätze, Auslastung und freie Kapazitäten der Mitarbeiter. So können auch kurzfristige Entscheidungen darüber getroffen werden, wo welcher Mitarbeiter eingesetzt werden kann. Aufträge werden verschiedenen Mitarbeitern, bzw. Monteuren zugeordnet. Bei Änderungen werden die Aufträge einfach per Drag & Drop einem anderen Mitarbeiter zugewiesen. Sämtliche Planungen und Änderungen werden in Echtzeit direkt synchronisiert und sind für alle Mitarbeiter von überall verfügbar. So kann man jederzeit sehen, welcher Mitarbeiter gerade verfügbar ist und ihn auch bei akutem Bedarf neu disponieren.
Bei Meisterwerk geht es nicht nur um die reine Einsatzplanung. Jeder Mitarbeiter kann bereits im Vorfeld sehen, wann er wo eingeteilt ist und gleichzeitig die Projekte vorher einsehen, um sich ein Bild von Arbeitsumfang, Ort, Art der Baustelle zu machen. Er hat Zugriff auf Pläne, Fotos, technische Informationen und andere relevante Dokumente, um sich optimal auf den nächsten Einsatz vorbereiten.
Verschiedene Bearbeitungsstufen unterstützen dabei, den Überblick über geplante, laufende oder abgeschlossene Projekte zu behalten.
Meisterwerk zeichnet sich durch eine einfache Bedienung aus.
Preismodell:
- Bezahlt wird nur für Nutzer im Büro, weitere Mitarbeiter und Monteure sind kostenlos.
- Basispaket 69 Euro pro Monat im Abo pro Nutzer für insgesamt 5 Nutzer im Büro.
- Ab 99 Euro im Monat ist die Nutzung für alle weiteren Mitarbeiter kostenlos. Zudem ist eine kostenlose Einführung im Paket enthalten.
- Keine kostenlose Testversion, dafür 30-Tage-Geld-zurück-Garantie.
planbar365.com
planbar365.com ist ein Tool, das Chefs entlastet. Durch die klare und übersichtliche Struktur der Einsatzpläne müssen die Monteure, bzw. Mitarbeiter nicht kurz vor Arbeitsantritt noch eingewiesen und zugeteilt werden. Das geschieht alles bereits im Vorfeld und für alle übersichtlich. Die Monteure wissen, welches Werkzeug gebraucht wird. Mit Hilfe einer Kolonnenplanung werden Mitarbeiter in Teams eingeteilt, was einen klaren Überblick ermöglicht. In der Einsatzplanung sind darüber hinaus Fehlzeiten, Urlaubstage und andere Abwesenheiten vermerkt. Durch die lückenlose Dokumentation der Abwesenheiten, können Terminkonflikte vermieden, bzw. schnell gelöst werden. Kommt es zu einem Engpass, wird dies farbig markiert. Ein sehr nützliches Feature ist die Offline-Verfügbarkeit der Daten. Ebenso funktioniert der Daten-Upload auch offline. Sobald wieder W-LAN verfügbar ist, werden die Daten dann hochgeladen. Auch bei planbar365.com sehen die Mitarbeiter bereits im Vorfeld, wie sich künftige Aufträge gestalten und mit wem sie zum Beispiel auf der Baustelle sind.
Preismodell:
- 5 Euro pro Mitarbeiter und Monat im Abo. Einrichtungspaket einmalig 99 Euro.
- Kostenlose Testversion möglich.
HERO Handwerkersoftware
Mit der HERO Handwerkersoftware gehören Flipcharts der Vergangenheit an. Die Darstellung in verschiedenen Farben und Kategorien ermöglicht eine besonders übersichtliche Ansicht, auf der sämtliche projektrelevante Daten abgelesen werden können. Da die Anwendung cloudbasiert läuft, werden sämtliche Projekte in Echtzeit aktualisiert, so dass alle Mitarbeiter, egal, wo sie sich gerade befinden, auf die Daten zugreifen können. Änderungen wegen Ausfall von Mitarbeitern oder anderer unvorhergesehener Ereignisse können bruchlos umorganisiert werden. Mit der digitalen Plantafel von Hero können Tages-, Wochen- und (Mehr-)Jahrespläne erstellt werden.
Der Vorteil der Anwendung: Das Tool kann nicht nur zur Einsatzplanung verwendet werden. Genauso gut können Handwerksunternehmen damit unter anderem ihren Fuhrpark oder ihre Werkzeuge planen und organisieren.
Preismodell:
- Kosten für die Pro-Version: 30 Euro pro Nutzer im Monat für die Software + App.
- Wer nur die App bucht, zahlt 10 Euro im Monat. (Es muss mindestens ein Nutzer HERO-Software + App gebucht haben).
- Keine kostenlose Testversion für das Modul Mitarbeiterplanung.
Papershift
Papershift ist ein klares und einfaches Tool. Einfach Dienstplan erstellen und die Schichten für die Monteure und Mitarbeiter festlegen. Danach werden die Schichten den einzelnen Mitarbeitern mit nur einem Klick zugewiesen. Je nach Organisationsstruktur im Betrieb können die Mitarbeiter ihre Einsatzzeiten auch selbst eintragen. Die Einsatzpläne können ausgedruckt und im Optimalfall gleich online verschickt werden. Eine digitale Zeiterfassung ist bei Papershift zusätzlich integriert.
Besondere Features der Professional-Version: 13-Wochen-Schnitt-Berrechnung, Erstellen von Änderungsprotokollen, automatischer Eintrag von Urlaubssperren
Preismodell:
- Zur Führung von Stundenkonten: 4 Euro je Mitarbeiter pro Monat*
- Einfache Dienstplanung für Teams: 6 Euro je Mitarbeiter pro Monat*
- Automatische Dienstplanung für Teams: 8 Euro pro Mitarbeiter/Monat*.
- (*Beginnend ab 40€ pro Monat, inkl. 10 Mitarbeiter-Lizenzen).
ShiftJuggler
Der Einsatzplaner von ShiftJuggler zeigt an, wie viele Mitarbeiter für ein Projekt oder für eine Schicht benötigt werden. Der Vorteil: Ob die für einen Auftrag benötigten Mitarbeiter zum jeweiligen Termin verfügbar sind, teilt das System automatisch mit. Reichen die Mitarbeiter nicht aus, kann mühelos umgeplant und neu disponiert werden. Die Anwendung umfasst außerdem eine mobile Zeiterfassung, die automatische Auswertung von Kosten und Arbeitszeiten sowie eine Verwaltung von Abwesenheiten. Abwesenheitsverwaltung und digitale Zeiterfassung an eine Einsatzplanung zu koppeln ist insofern sinnvoll, da durch eine lückenlose Dokumentation aller An- und Abwesenheitszeiten eine optimale Planung möglich ist. So wird zum Beispiel vermieden, dass Mitarbeiter während ihres Urlaubs oder anderer Fehlzeiten versehentlich für einen Auftrag oder einen Kundenbesuch eingeteilt werden. Der persönliche Kalender-Link ermöglicht den Eintrag einer Schicht oder eines Termines in den eigenen Kalender, der auch für andere Mitarbeiter einsehbar ist.
Preismodell:
- ShiftJuggler bietet für jede Unternehmensgröße ein passendes Paket.
- Die Preise beginnen bei 24 Euro pro Monat für 1-15 Mitarbeiter.
- Ein Konfigurator ermittelt mit einem Klick den Preis für die individuelle Mitarbeiteranzahl.
- Kostenlose Testversion möglich.
123erfasst
Die Einsatzplanung von 123erfasst ist ein Modul, das innerhalb von mehreren Baustellenmanagementmodulen (Zeiterfassung + Baulohn) des Anbieters optional hinzugebucht werden kann. Welche Bauarbeiter sind wo eingeplant? Um Baustellen optimal auszulasten, werden Mitarbeiter per Drag-and-Drop einfach auf das entsprechende Projekt gezogen. Auch Urlaubszeiten, Fortbildungen, Arbeitsunterbrechungen und Krankheitszeiten sind übersichtlich auf einen Blick dargestellt. Aufgaben können verschoben und damit neu disponiert werden. Bauarbeiter und Mitarbeiter haben rund um die Uhr Einsicht in ihren Schichtplan.
Mit 123erfasst lassen sich nicht nur Mitarbeiter, Monteure und Bauarbeiter planen, sondern auch Geräte. Dies sorgt dafür, dass teure Werkzeuge und Maschinen möglichst wenig Leerlauf haben, bzw. dass auf keiner Baustelle Geräte fehlen.
Preismodell:
- Ab 4,90 Euro pro Monat und Nutzer für die Zeiterfassung
- zzgl. 1,90 Euro pro Nutzer für das Einsatzplanungsmodul
- 14 Tage Testversion mit vollem Funktionsumfang möglich.
WorkinApp
WorkinApp ist eine vom Funktionsumfang her sehr breit aufgestellte App. Die digitale Einsatzplanung ist nur eines der Module dieser App. Von mobiler Zeiterfassung, Angebotserstellung, Materialabrechnung, Rechnungstellung und Zahlungsüberwachung hat die Anwendung einiges zu bieten. Berichtswesen und Dokumentation, Fotodokumentation, Unterschrift des Kunden auf Smartphone oder Tablet, Zwischenabrechnung, Endabrechnung, Rechnungstellung, Zahlungseingangsüberwachung, Statistik etc. Die Anwendung ist so gestaltet, dass umständliche Absprachen entfallen, weil alles digital über das Smartphone abgewickelt werden kann. Es können einzelne Mitarbeiter, Gruppen oder Kolonnen disponiert werden. Jeder Bauarbeiter erhält seine Termine direkt auf sein Smartphone. Da die Mitarbeiter bereits im Vorfeld wichtige Informationen abrufen können, sind diese bestens auf ihre Baustelle vorbereitet. Sie haben einen Überblick über alle Aufträge, Termine, Orte, Kunden, Auftragsbeschreibung, Arbeitsanweisungen und Arbeitsschritte. Kommentare, Fotos, Skizzen, Pläne und das vor Ort benötigte Werkzeug sind in der App beim entsprechenden Auftrag sowie im Kalender hinterlegt und jederzeit abrufbar.
Preismodell:
- Die Preise sind nach Anzahl der Lizenzen gestaffelt und beginnen bei 50 Euro pro Monat und Lizenz
- Basis-Version für 3 Lizenzen: Smartphone, Desktop + Administrator
- Besonderheit: das Angebot an Rabatten, das Autowerbung, Kundenwerbung, bzw. Verlinkung auf der Webseite belohnt.
Staffomatic
Staffomatic ermöglicht die Erstellung von Schichtplänen in wenigen Minuten. Einfach in der Bedienung ist der intelligente Einsatzplaner ohne Installation über jeden Browser nutzbar. Wird ein Einsatz, bzw. eine Schicht erstellt, kann derjenige sofort erkennen, welcher Mitarbeiter verfügbar ist. Die Anwendung gibt Hinweise bei eventuellen Doppelbelegungen und Überstunden. Staffomatic bietet optional die Möglichkeit, einen Teil der Planung den Mitarbeitern selbst zu überlassen. Das heißt, Bauarbeiter oder Monteure können sich, sofern das gewünscht ist, selbst für Schichten „bewerben“ oder ihre Schichten mit Kollegen tauschen. Dieses Feature spart nicht nur Zeit für den Chef oder Personalplaner, sondern bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit zur Mitbestimmung.
Preismodell:
- Basis-Schichtplaner: 1,80 Euro pro Monat und Nutzer
- Urlaubsplanung oder Zeiterfassung optional
- Die Professional- und Premium-Versionen enthalten zusätzlich Rollen- und Rechtesysteme sowie Protokolle.
- Es gibt sie für 3,60 Euro, bzw. 7,20 Euro pro Monat/Nutzer.
mfr
mfr bietet eine unkomplizierte und effiziente Ressourcenplanung. Techniker und Material lassen sich mit der Lösung besser koordinieren. Auf einen Blick ist sichtbar, welche Mitarbeiter wann verfügbar sind und wie die Auslastung eines Mitarbeiters pro Tag/Woche/Monat ist. Die Lösung bietet einen Echtzeitstatus des Auftrags an. Mit der Lösung lassen sich Routen besser koordinieren und möglichst niedrige Anfahrt- und Leerlaufzeiten zischen den Aufträgen sicherstellen. Techniker lassen sich auch nach Qualifikation koordinieren und so sicherstellen, dass der richtige Techniker vor Ort ist. Mit der Zeitvorgabe kann die voraussichtliche Arbeitszeit für einen Auftrag festgelegt werden. Aufträge bekommen eine höhere Priorität, je näher sie ihrem Fälligkeitsdatum kommen. Techniker sind mit der mfr-App immer perfekt auf einen Einsatz vorbereitet. Die Bedienung ist intuitiv.
Preismodell:
- Aufträge, Kunden und Produkte verwalten
- Einsätze im Handumdrehen planen
- alle Infos auch unterwegs dabei
- Echtzeitaustausch und -einblick
- ab 29€ pro Monat/Nutzer
Digitale Einsatzplanung – Fazit
Die Möglichkeiten dieser Cloud-Lösungen sind so individuell wie die Anforderungen. Umso wichtiger ist es, dass Du für Dich und Dein Unternehmen definierst, welche Features besonders wichtig sind und was ihr tatsächlich benötigt. Können die Daten mit Deiner Branchensoftware ausgetauscht werden? Suchst Du nur einen Teilbereich für die digitale Einsatzplanung? Wie viele Lizenzen benötigt Dein Team, um einen reibungslosen Austausch zu gewährleisten? Manche Anbieter bieten eigene Communitys an, bei denen sich Handwerker gegenseitig unterstützen. Bietet der Anbieter eine Hilfeplattform an? Wenn Du diese Fragen für Dich geklärt hast, dann kannst Du ans Testen gehen. Wichtig ist: die Lösung muss Dir und Deinen Mitarbeitern gut von der Hand gehen. Schließlich habt ihr tagtäglich damit zu tun.
