Bei der Digitalisierung des eigenen Handwerksbetriebes kann es durchaus passieren, dass Du Dich verzettelst. Die Gefahr besteht auf alle Fälle dann, wenn Du ohne Struktur an die Umsetzung gehst. Wenn Du Dir darüber im Klaren bist, wie Dein digitaler Reifegrad ist und wo Du in Sachen Digitalisierung stehst, kannst Wege und Ziele viel besser definieren. Klarheit schaffen durch Ermittlung des Status-quo – das hilft, Fehler zu vermeiden und an den richtigen digitalen Stellschrauben zu drehen. Dafür muss man kein IT-Spezialist sein. Hier erfährst Du, wie es geht.
Vor dem Soll-Zustand kommt der Ist-Zustand
Es beginnt schon bei der kleinsten App. Eine gut beworbene App löst bei vielen den Gedanken aus: „Die brauch ich auch!“ Das kann ja sein, aber bevor etwas im Betrieb digitalisiert wird, sollte man ganz genau wissen, wie der Bedarf ist und was die Neuerung wirklich vereinfacht. Der beste Weg, seine eigene Digitalisierung erfolgreich auf den Weg zu bringen und weiterzuentwickeln, ist eine genaue Bestandsaufnahme. Zu fragen ist: Was läuft schon digital, wo besteht Aktualisierungsbedarf? Welche Bereiche sind noch old-fashioned und müssten deshalb dringend auf den Prüfstand.
Ermittle also zuerst einmal Deinen digitalen Reifegrad. Hier bist nicht nur Du als Chefin oder Chef gefragt, sondern vor allem auch die Mitarbeiter.
Mit dem Wissen um den digitalen Reifegrad entsteht der digitale Fahrplan
Die Ermittlung Deines digitalen Ist-Zustandes ist eine wertvolle und wichtige Basis, um Verzettelung, Umwege und Fehler zu vermeiden. Denn jetzt weißt Du, woran Du bist, und darauf baust Du auf. Aufbauen heißt in diesem Fall: Jetzt braucht es eine Struktur. Es geht um Ziele, und es geht darum, diese zu formulieren. Wie? Indem Du einen konkreten Fahrplan aufstellst, der angibt, wie, in welchem Zeitraum und mit welchen Ressourcen diese Ziele zu erreichen sind. Dein digitaler Fahrplan sollte gut durchdacht und verbindlich sein, aber immer noch so viel Spielraum lassen, dass du auf Veränderungen schnell reagieren und Deine Strategie anpassen kannst.
Das klingt einfach und ist es auch. Aber nur, wenn man einige Punkte genau beachtet. Damit Du Deinen individuellen Fahrplan optimal erstellen kannst, sind ein paar Handlungsempfehlungen bestimmt hilfreich. Wir geben Dir eine Checkliste an die Hand, mit der es Dir leichterfallen sollte, Deine Ziele zu definieren:
1. In welchen Bereichen Deines Betriebes besteht digitaler Handlungsbedarf?
Überdenke Deinen Kundendienst. Bietest Du hier genug Servicequalität? Gibt es digitale Tools, die Deine Kunden von Dir erwarten und die Deine Mitbewerber bereits nutzen? Laufen die Prozesse auf der Baustelle reibungslos oder geht es noch smarter? Wie sieht es mit der Effizienz im Lager aus? Willst Du Dich nicht von dicken Aktenordnern trennen und papierlos arbeiten?
2. Was willst Du mit digitalen Veränderungen bezwecken?
Steht eine Steigerung des Umsatzes im Vordergrund? Sollen Deine Prozesse effizienter werden? Brauchst Du mehr Fachkräfte bzw. mehr zufriedene Mitarbeiter oder ist die Kundenkommunikation ausbaufähig?
3. Welches Feedback ist für die Ermittlung Deiner Ziele wichtig?
Stütze Dich auf die Meinung Deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Deiner Kunden oder holst Du Dir Rat bei anderen Unternehmen?
4. In welchem Zeitrahmen willst Du Deine Pläne realisieren und welche Ressourcen sind dafür nötig?
Vergib konkrete Aufgaben und setze zeitliche Limits für deren Erledigung. Plane Mitarbeiterressourcen ganz genau ein.
5. Welche Technologien könnten für Deine Projekte infrage kommen?
Dieser Teil ist rechercheintensiv, aber wichtig. Bei jeder Anschaffung muss der Kosten-Nutzen-Faktor exakt geprüft werden. Weder überflüssige Funktionen der Software bzw. Hardware noch ein zu geringer Funktionsumfang bringen den gewünschten Erfolg. Hier führt kein Weg an einem gründlichen Vergleich vorbei.
6. Wie hoch ist Dein Budget?
Passe die Maßnahmen immer an Dein Budget an, ermittle die langfristige Kostenersparnis und den nachhaltigen Mehrwert.
7. Wie stattest Du Dein Team mit digitalen Kompetenzen aus?
Digitalisierung ist ein (lebenslanger) Prozess. Deshalb müssen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig neue Technologien und Tools kennenlernen und mit ihnen arbeiten können. Wissensvermittlung in Workshops und Coachings ist ebenso wichtig wie die Motivation und Bereitschaft der Beschäftigten, neue Technologien gerne und überzeugend zu nutzen.
8. Wie gelingt es, Freiräume für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Weiterbildung zu schaffen?
Überlege, wie die Wissensvermittlung in die Arbeitszeit optimal integriert werden kann, damit Überstunden oder Extrazeiten vermieden werden.
9. Bist Du bereit, sämtliche Prozesse über die Cloud abzuwickeln?
Je mehr Bereiche eines Unternehmens digitalisiert werden, desto wichtiger ist es, dass alle Daten an einem Ort zusammenlaufen und von dort zentral für alle einsehbar und nutzbar sind. Das geht, nicht zuletzt wegen des hohen Speichervolumens und null Wartungskosten einer eigenen IT, am besten in der Cloud.
10. Hast Du Deine Kunden bei all Deinen Maßnahmen zu 100 Prozent im Fokus?
Höre ganz genau hin, was Deine Kunden brauchen. Das ist einer der wichtigsten Schritte, um eine erfolgreiche Digitalisierung umzusetzen. Wenn Du alle Maßnahmen zu 100 Prozent auf den Bedarf Deiner Kunden abstimmst, liegst Du mit Deiner Digitalisierungsstrategie goldrichtig.
Damit ermittelst Du den digitalen Reifegrad: mit dem Reifegradcheck
Wer ganz auf Nummer sicher gehen und im ersten Schritt Beratungskosten sparen möchte, der kann einen Reifegradcheck übers Internet machen. Die Fragen in unserem Reifegradcheck sind jeweils mit vertiefenden Erläuterungstexten hinterlegt und vermitteln bereits während der Durchführung wertvolles Hintergrundwissen. Unser kostenloser Reifegradcheck ist gewerksübergreifend konzipiert und exakt auf die digitalen Anforderungen des Handwerks zugeschnitten. Nur wenn Du ganz genau weißt, an welcher Stelle Bedarf ist und dass Dein Team das auch mitträgt, kannst Du eine Strategie auf die Beine stellen, die Deinen Betrieb weiterbringt. Der Check dauert zirka 30 Minuten und hilft Dir, die passenden weiteren Schritte zu gehen. Beziehe auch Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Kunden mit ein, denn die wissen am besten, wo der Schuh drückt und wo am meisten digitaler Handlungsbedarf besteht.
Fazit
Vor lauter Wald die Bäume nicht mehr sehen – das muss nicht sein. Wer seine Digitalisierungsthemen strukturiert angeht – also erst eine Bestandsaufnahme, dann der Fahrplan und zum Schluss die Auswahl der Technologien –, der vermeidet digitale Sackgassen und kommt schneller zum Ziel.
