Betriebe, die ganz am Anfang ihrer digitalen Erneuerung stehen, fragen sich zu Recht, wie sie beginnen sollen, was der richtige Einstieg ist und vor allem, was sie überhaupt alles brauchen? Eine Priorisierung nach absolut notwendigen Maßnahmen und solchen, die erst später erfolgen können, ist nicht ganz einfach vorzunehmen. Vor allem dann nicht, wenn man sich sowieso schwer damit tut, alte Prozesse zu überdenken und bei Bedarf abzulösen. In diesem Blogbeitrag erfährst Du, wo Du auf alle Fälle ein Augenmerk drauf richten solltest – und wo Du erst dran denken solltest, wenn die Grundlagen perfekt eingeführt sind.
Verwaltung und Organisation
Dieser Bereich ist der Bereich, dem eine sehr hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden sollte. Alle Optimierungsmaßnahmen zeigen direkt Wirkung. Hierzu gehören sowohl die Buchhaltung als auch die Auftragsverwaltung sowie die Arbeitszeiterfassung. Eine moderne Branchensoftware deckt diesen Bereich komplett ab. Falls Du nicht sicher bist, ob Deine Branchensoftware das kann, findest Du hier eine Anleitung, wie Du überprüfen kannst, wie zukunftsfähig Deine Branchensoftware ist.
So solltest du vorgehen, um Deine Verwaltung und Organisation zukunftsfähig zu gestalten:
- Führe ein digitales Terminplanungstool ein. Damit kannst Du Deine Termine, Aufgaben und Arbeitszeiten digital und plattformübergreifend verwalten.
- Arbeite mit einer einfachen Buchhaltungssoftware und verwalte damit Deine Rechnungen, Ausgaben und Finanzdaten.
- Nutze ein Projektmanagement-Tool, um Deine Projekte und Aufgaben zu organisieren und team- und projektbezogen zu kommunizieren.
Als nächsten Schritt bei der Digitalisierung Deiner Verwaltung und Organisation kannst Du wiederkehrende Aufgaben und Prozesse, wie zum Beispiel die Rechnungsstellung automatisieren. Um Deine Büroprozesse papierlos zu bekommen, bietet es sich an, Dokumente zu digitalisieren und auf Cloud-Speicherlösungen umzustellen. Ziel ist es, verschiedene Verwaltungstools und Softwarelösungen miteinander zu verbinden und Daten zwischen den Systemen austauschen zu lassen. In der dritten Ausbaustufe kannst du maßgeschneiderte Lösungen für Deinen Handwerksbetrieb implementieren, Deine Mitarbeiter:innen im Umgang mit den verwendeten Verwaltungstools weiterbilden und Deine Prozesse immer wieder überprüfen. Damit optimierst du Deine Verwaltungs- und Organisationsprozesse schrittweise.
Auftragsabwicklung
Die Auftragsabwicklung ist das Herz Deiner Digitalisierung, denn hier findet die Verbindung zwischen Außenkommunikation zum Kunden und interner Abwicklung mit den Mitarbeitern statt. Digitale Lösungen für die Angebots- und Rechnungserstellung, das Bestellwesen und der Lagerverwaltung optimieren Deine Auftragsabwicklung und verbessern Deine Produktivität.
Das sind die ersten Schritte bei der Digitalisierung Deiner Auftragsabwicklung:
- Verwende eine Software oder ein Tool, mit dem Du Angebote und Rechnungen digital erstellst, anstatt sie manuell zu gestalten.
- Führe eine elektronische Auftragsannahme ein, mit dem Deine Kunden einen Auftrag selbst auslösen können.
- Nutze digitale Kommunikationstools, um nachvollziehbar und auftragsbezogen mit Deinen Kunden kommunizieren zu können und um diese Informationen Deinen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen.
Wenn Du diese Schritte umgesetzt hast, kannst du im nächsten Schritt Deine Prozesse automatisieren und verbessern. Lass Auftragsbestätigungen, Materialbestellungen oder Terminvergaben automatisiert auslösen und vermeide damit Fehler. Digitalisiere Deine Dokumente und ermögliche Deinen Kunden die Verfolgung ihrer Aufträge via App. Ganz zum Schluss integrierst Du verschiedene Softwarelösungen und Tools zur nahtlosen Datenübertragung und zur Zusammenarbeit zwischen den Systemen. Beispielsweise zwischen Buchhaltung, Auftragsverwaltung und CRM. Hole Dir immer wieder Kundenfeedback ein und optimiere Deine Services. Wenn Du Deine Auftragsdaten kontinuierlich überprüfst, kannst Du weitere Optimierungspotenziale in Deinen Prozessen entdecken.
Wir begleiten Handwerksbetrieben bei diesen Schritten mit unserem Workshop „DIGITALER FAHRPLAN“. Um herauszufinden, in welchem Bereich der größte Nutzen liegt, bieten wir ein kostenloses 30-minütiges Beratungsgespräch an. Einen Termin kannst Du hier sofort buchen.
Bereich Kundenkommunikation und Marketing
Wie generierst Du aktuell neue Kunden? Auch wenn Du im Moment noch nicht über Auftragsmangel klagen kannst, ist es wichtig, Deine Kundenkommunikation auf den Prüfstand zu stellen. Kunden kommunizieren immer häufiger digital. Sie wollen über den Stand ihres Auftrags informiert sein und sind nicht mehr bereit, wochenlang auf ein Angebot zu warten. Wenn Du Marketingmaßnahmen durchführst, kommst Du um Social Media nicht herum. Achte darauf, dass Du nicht hier ein bisschen wischiwaschi und dort ein bisschen Posting betreibst, sondern mit einer klaren Strategie in Deiner Außenkommunikation arbeitest.
Das benötigst Du, um in Sachen Kundenkommunikation und Marketing aktuell zu sein:
- Eine moderne und aktuelle Website, die sowohl für Kunden als auch für zukünftige Mitarbeiter Inhalte bereithält.
- Mindestens einen Social-Media-Kanal, der wöchentlich mit Inhalten bespielt wird.
- Eine Eintragung Deines Unternehmens in Online-Verzeichnisse wie Google My Business oder Yelp
- Eine klare Markenbotschaft, die sich über Deine Website, Deine Mitarbeiter und Deine Social-Media-Kanäle widerspiegelt.
Beginne mit der Aktualisierung Deiner Website, Deiner Markenbotschaft und dann mit Deinem Social-Media-Kanal. Wenn Du das erledigt hast, kannst Du Dein Online-Engagement ausweiten, regelmäßige Inhalte bereitstellen, E-Mail-Marketing betreiben und in relevanten Communitys als Experte positionieren. Als letzte Stufe implementierst Du Marketing-Automatisierungstools, investierst in bezahlte Werbung und überwachst all Deine Marketingmaßnahmen mit Kennzahlen.
Technische Innovationen
Der Einsatz von digitalen Werkzeugen wie 3-D-Druck, Virtual Reality oder smarten Geräten verbessert sowohl Deine Produktivität als auch Deine Service-Qualität. Deine Bereitschaft, neue Technologien einzusetzen weist Dich als zukunftsaffiner Unternehmer aus und verschafft Dir einen Vorsprung beim Generieren neuer Mitarbeiter. Gerade bei den jüngeren Generationen
So solltest Du vorgehen, wenn du innovative Technologien in Deinem Betrieb einführen möchtest:
- Führe eine Bedarfsanalyse durch. Welche technologischen Anforderungen und welchen Bedarf an innovativen Lösungen hat Dein Handwerksbetrieb?
- Bewerte die verfügbaren technologischen Lösungen auf deren Eignung für Deinen Handwerksbetrieb.
- Starte ein Pilotprojekt und wähle eine erste Technologie aus, mit der Du deren Funktionalität und ihren Nutzen evaluieren kannst.
Um die technische Innovation in Deinem Betrieb einzuführen, sollten Deine Mitarbeiter im Umgang mit der Lösung geschult und sensibilisiert werden. Integriere die neue Technologie in Deine bestehenden Prozesse und passe die die Arbeitsabläufe entsprechend an. Erweitere den Einsatzbereich dieser Lösung auf weitere Bereiche Deines Handwerksbetriebs. Im letzten Schritt geht es darum, gemachte Erfahrungen zu prüfen und die eingesetzten Technologien und Prozesse bei Bedarf nochmals zu optimieren.
Suche Dir bereits am Anfang einen Partner, der Dich bei diesem Prozess begleitet, wenn Du nicht selbst Gefallen daran findest, Dich mit neuen IT-Lösungen auseinanderzusetzen. Mit dem TechCamp können wir Dich in diesem Prozess begleiten.
Qualitätskontrolle und Kundenservice
Kunden erwarten heutzutage, dass ihre Anregungen in die Produktentwicklung miteinfließen und dass auf ihre Anfragen zeitnah und plattformübergreifend reagiert wird. Setze deshalb digitale Lösungen ein, die Deinen Vertrieb unterstützen und Deine Produktqualität überwachen können.
Um Deinen Kunden größtmöglichen Service bieten zu können, solltest du ihre Anregungen jederzeit einholen und umsetzen können:
- Überprüfe regelmäßig durch Umfragen die Qualität Deiner Arbeit und nutze dafür eine Softwarelösung, mit der Du die anfallenden Daten erfassen, analysieren und verbessern kannst.
- Gib Deinen Kunden die Möglichkeit, Deine Arbeit online zu bewerten. Ermittle damit automatisiert die Kundenzufriedenheit und lasse das Ergebnis in Deine Produktentwicklung miteinfließen.
- Schule Deine Mitarbeiter:innen im Umgang mit den neue digitalen Tools, und sensibilisiere sie für die Bedeutung von Qualitätskontrolle und Kundenservice.
Im nächsten Schritt automatisierst Du diese Prozesse und setzt beispielsweise Sensoren oder IoT ein, um Prozesse und Produkte in Echtzeit zu überwachen. Durch den Einsatz eines CRM-Systems kannst du Deine Kundenkontakte, Angebote und Serviceanfragen viel besser verwalten. KI-basierte Analysetools analysieren die Daten und helfen Dir, Verbesserungspotenziale zu ermitteln. Ganz zuletzt optimierst Du die eingeleiteten Kontrollmechanismen. Mit personalisierten Kommunikationskanälen und Angeboten kannst Du die Kundenbindung stärken und noch individueller auf Kundenanforderungen eingehen. Das funktioniert zum Beispiel über den Ausbau von Services wie Apps, Chatbots oder Terminvereinbarungs-Tools. Mit ihnen können Deine Kunden selbstständig Informationen abrufen, Termine vereinbaren oder Serviceanfragen stellen.
Fazit
Bei allen Bereichen, die für die Digitalisierung von Handwerksbetrieben relevant sind, ist die Umsetzung der ersten Stufe ausreichend, um schnell Ergebnisse zu erzielen. Am wirkungsvollsten sind Maßnahmen, die direkt auf die Auftragsplanung und -abwicklung einzahlen, den sie sorgen für reibungslosere Abläufe, für mehr Transparenz und damit für eine größere Kundenzufriedenheit.
Gut zu wissen: Bei allen Stufen können wir in der Umsetzung mit unserer Expertise weiterhelfen. Anstatt den Kopf in den Sand zu stecken und nicht zu beginnen, solltest Du einfach anfangen.
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